企业建设信息化之前，有个绕不过去的重要问题，那就是目的和需求，也就是这次的信息化解决什么问题。听起来很简单的一个概念，但是我们经历过的很多企业，并没有清晰的想清楚和表达出来自己的需求。


比如企业的需求是解决考勤统计的问题，那考勤机或者考勤软件都是解决问题的方法；


比如企业要解决财务数字和报表的快速生成和展现，那一套财务核算软件可能是最快的解决方案；


曾经我遇到过一个企业，信息化的需求是什么不清楚，但是就想信息化，原因是朋友的企业已经实现信息化了。这个不是笑话，是一个真实存在的案例。

任何一个需求，最好把它细化出来，便于后续的选型沟通和信息化建设。这个问题可能相对要专业一些，但是大多数企业管理者很难专业性的表达出来。这里提供三个角度去看一个需求：


这个需求涉及的人和岗位有哪些


这个需求解决的什么具体的事情


这个需求解决后产生什么数据以及呈现


基本一个需求把这三方面说清楚，不会出太大的偏差。抛开需求谈信息化，跟着潮流走，都是乱花钱（土豪除外）。


信息化规划


建房子要设计，信息化也要规划，有钱任性的方式是行不通的。否则很容易前功尽弃、推倒重来。


如何规划呢，还记得我们上一篇的架构图吗？（见下图）

搞清楚自己的需求后，结合架构图中的关系，看看我们需要的软件是在什么部位，便于我们有个清晰的大局观念，基于这个大局观进行思考和设计，也进一步明确了这次的信息化是否匹配企业当前发展的阶段。

通过这四个步骤，信息化规划就完事了，what？就这么简单？


当然不是，真正开始建设才刚刚开始。


建设过程


选型的过程中，有几个需要决策的点：


私有部署还是SaaS

这个问题，先说概念：


私有部署很好理解，就是买服务器搞机房（或者使用成熟的公有云），把软件装上去，只有企业自己把握数据。


SaaS，全称是Software-as-a-Service（软件即服务），就是租用成熟的平台，只需要按年缴费，进行注册使用。


这两种方式业界争论了很多年，各有利弊，尤其是对于SaaS，存在几大误区：


误区一：私有部署更加安全，SaaS风险太大


误区二：长远看，私有部署更划算


误区三：私有部署看得见摸得着，信息化不再是“无形资产”


针对误区一：


就好像现代银行在国内刚出现的时候，绝大多数人认为钱放在家里更加安全，发展到现在几乎没有人会质疑钱放到银行的是否有风险了，这是为什么，不是银行本身没有风险，而是我们认知里会本能的去想，起码我们目前找不到比放银行更安全的方式。


私有部署和SaaS也是一样的道理，私有部署做的再好，我们也知道不可能比绝多大数的公有云安全级别更高。


另一个顾虑是有关数据的，认为SaaS厂商会窥视企业的数据，不过随着微信、支付宝、网银的兴起，这个顾虑被极大的缓解了。从企业到个人，我们的一切几乎都在互联网上了，从这一点来看，没有绝对的个人或者企业隐私是能通过私有部署保护的。


针对误区二：


假如私有部署是一次性投入20万，比SaaS每年4万更加划算，因为使用5年的费用就够私有部署了，第6年就赚了20万；


企业信息化除了考虑成本投入，首先应该考虑的确是使用的效果以及与时俱进。


几乎很难找到一个企业私有部署一套系统后，超过3年不更新不替换的。


企业是不断演变的，业务、组织都在发生变化，技术也是日新月异不断迭代。一次性20万看上去比5年的SaaS更加划算，但是忽略了这两个方面的因素，假如第二年技术更新或者业务变革，私有部署的沉重就显像了出来，换来的更多是巨额投入付之东流。


针对误区三：


这一点更多的是我们的传统文化在作祟，企业希望花了钱，看得见摸得着，尤其作为信息化“业绩”的直观体现，便于企业形象的包装和宣传。


这个原因无可厚非，但是我们也看到更多的企业变得越来越务实，从成本、效果、周期等多个维度去考量信息化的建设工作。不再是追求简单的“有形”的成果。


到底企业选用私有部署还是SaaS，更多的要看企业信息化的整体情况、软件功能和需求的匹配，用什么技术手段，可以作为次要因素来看，也确实是一个仁者见仁智者见智的问题。


定制开发还是标准产品改造

定制相当于从0到1的全新建设


优点：


完全按照企业的想法开发，个性化更强


缺点：


后续灵活性不强，基本很难再去改。


相对成本更高


容易陷入企业自身局限


标准产品改造相当于从0.8到1的建设


优点：


可以参照厂商标准产品的合理性及其他行业用户的优秀管理方法


价格相对完全定制要低


后续拓展性强


缺点：


需求变动大的情况下，改造稍显复杂


不会完全按照企业想法设计


这个部分建议从成本、未来扩展性和服务保障等方面进行权衡。


是否需要咨询和实施

咨询和实施是这样的一个团队，介于企业业务人员和软件研发人员之间，一方面熟悉企业的业务，一方面熟悉厂商的软件。这个团队可能是第三方咨询公司、也可能是一些较大的软件企业本身具备的团队。


尤其企业没有专门的信息化团队情况下，企业方不懂软件、软件方不懂企业业务，这时候，咨询实施团队起到一个桥梁的作用，避免双方沟通产生信息不对等的情况。一方面分析企业业务，提出合理化建议，一方面指导研发人员，进行业务的适配。


具体情况，还是看企业的自身能力，小软件可能简单一些，不需要咨询实施，简单培训后就可以使用。复杂系统还是建议进行咨询和实施的环节，保证建设的效果。


成功标准


通过以上环节，清楚选择我们的信息化实现的方式并进行建设，经过一段时间的规划、设计、讨论、匹配后，进入到测试和上线阶段。如何评价是否成功呢？


我们列出了几项标准：


降本增效


业务流转顺畅


沉淀和复用


决策能力


降本增效


即系统建设完成后，企业的沟通效率是否提高，运营效率是否有所提高，沟通成本是否降低，运营成本是否降低等，信息化的一大作用就是减少人为干扰，增强运转效率，缩短人员培养周期，降低管理成本等。


业务流转顺畅


这个比较好理解，即建设完成后，原有的业务是否能正常运转，是否因为系统的建设而导致人员操作跟不上，影响业务的进行。笔者曾经见过因为ERP系统的上线，仓库里明明有原材料而不能出库的企业。


沉淀和复用


第一篇里我们提过，信息化的目的之一是知识的沉淀和复用，如果建设完成后，没有做到有效的知识沉淀，系统没有办法发挥复用的价值，基本也说明是一个“工具”，而不是真正的信息化。


决策能力


通过一系列的建设，最终要反应到数据层面，供各级管理者进行决策参考。决策者不需要从基层岗位获得数据，不需要事事询问，可以快速的从系统中获取想要的信息，提升决策效率和准确性。

写在最后，企业信息化是个过程，大多数企业在这个过程里，都是螺旋上升的，一步到位、一蹴而就都是不理性的想法。只有做好科学规划、理性分析、认真调研和匹配，才有可能有个好的结果。


对于企业来讲，信息化是管理提升的一个重要手段，但是也要注意，信息化不是“万能药”，一个企业没有好的管理方法、制度和具备相应素质能力的员工，即便拥有最好的软件，也不能产生好的效果。


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