SAP B1 采购-应付账款模块 标准功能介绍

采购不仅仅是订购一批铅笔和纸夹、然后付款那样简单。实际上，采购是一个能够确保所需物料随时随地以稳定流方式进入公司的流程。

作为一款全面集成的端到端业务管理应用程序，SAP Business One 可以帮助您运行整个采购流程，以采购订单开始，继而处理其余采购单据。SAP Business One 自动收集每个步骤的相关信息，以便您始终能够掌握公司的库存情况和最新的财务状况。实时视图可帮助您提前发现可能短缺的库存。精确的历史记录信息可跟踪哪些供应商始终满足您的需求。

1、采购订单

采购订单 (PO) 是采购流程中最重要的单据之一，是具有法定意义的商业文件。它是本公司提供给供应商的单据，其中指定了您要采购的物料或服务，以及双方议定的数量和价格。它代表本公司从供应商处采购物料的承诺。其中，关于交货日期、产品规格描述、数量、价格、运达地址等，都是采购订单管理中的关键条款。

在SAP B1系统中，采购订单有以下几种来源：

 （1）基于销售订单：对于很多贸易企业，销售订单直接转化、生成采购订单；

 （2）基于MRP：通过MRP生成的采购订单建议；

 （3）基于采购申请单：根据采购申请的需求，生成采购订单；

 （4）基于采购报价单：从供应商的采购报价中的最优报价单，生成采购订单；

 （5）采购确认向导：根据一笔销售订单，或合并多个销售订单，通过采购向导生成采购订单；通过采购确认向导，还要从生产订单生成采购订单。

 （6）手工创建采购订单：依据最小安全库存量，或相关的需求，来创建采购订单。

 

2、采购收货单

采购收货单是表明供应商向公司交货的单据。它用来更新库存数量和价值。  

当您收到来自供应商的货物后，将创建采购收货单。在大部分公司中，由仓库人员或负责收货的办公人员执行采购收货单。  如果在采购服务时使用采购收货单，该单据通常由接受服务的岗位人员确认服务完成，并创建采购收货单（相当于服务确认单）。

可以通过在SAP B1的主菜单中选择”采购收货单“菜单，直接创创建采购收货单，也可以根据【复制到】或【复制从】基于采购订单进行生成采购收货单。

另外，我们提供Scan（扫码出入库）或 Produmex WMS的PDA收货功能，在仓库收货的现场扫码确认收货信息，并同时、自动生成SAP的采购收货单。

3、应付账款发票

应付账款发票是指为请求向供应商付款而通过应付账款部门将供应商发票信息输入到其中的单据。

应付发票是采购业务流程中必须创建的单据，因为应付发票是生成应付账款的原始单据。

财务人员收到供应商寄送的发票时，将供应商发票与相应的采购订单和采购收货单进行核对。当确认无误时，财务人员在SAP Business One系统中创建应付发票。

应付发票添加后，在财务账中，冲销“应付暂估款”或“财务采购”科目，自动生成正式的应付账款金额。

如果没有基于收货单做应付发票，而是直接手工创建应付发票，应付发票过账时，还会增加库存量。

一旦在系统中创建了应付账款发票，就会产生以下结果：

1) 采购收货单会较早增加库存价值。  仅当不存在采购收货单时，才会在输入应付账款发票时更新库存价值。

2) 应付账款发票会创建日记账分录以更新供应商余额，进而显示应付金额。

3) 一旦将应付账款发票添加到系统中后，便无法更改发票中会影响日记账分录的任何内容。

4) 在采购收货单上，已经部分或全部开票的物料以浅灰色显示。  如果发票是针对采购收货单上的全部数量，则采购收货单状态将更改为“已关闭”。

4、付款

付款是指启动向供应商账户付款的单据。通常有四种付款方式：现金、支票、信用卡和银行转账。此外，还有一些其他国家特定的付款方式。在 SAP Business One 中，可通过银行业务模块访问与处理付款相关的功能和报告。 

输入应付账款发票后，“采购 - 应付账款”流程中的最后一步是触发向供应商付款。 

您可以为下列付款方式创建付款单据：现金、支票、信用卡、银行转账或（在某些本地化版本中）汇票。

添加付款之后，即会创建相应的日记账分录。该日记账分录将扣除供应商的余额。

在创建付款以部分或完全清算特定的单据或交易时，系统会自动进行内部对账。

通过付款向导，可一次创建多个付款。付款向导运行处理未完全支付、贷记或对账的应付账款及应收账款单据和交易，以及未对账/分配的科目付款。

无论是单独创建还是使用付款向导创建付款，均可对发票进行部分付款。

付款处理被认为是 SAP Business One 中“收付款业务模块”的一部分。

5、采购流程中的其他业务处理

在SAP B1的”采购-应付账款“模块下，还有采购申请，采购报价，采购退货申请，退货，应付贷项凭证，预收款申请，采购预留发票等功能。详见我们相关的培训课程，敬请期待！

如果在采购付款之前，要与供应商进行”三单合一“的对账，请参考【定制开发—采购对账-三单合一】发的相关内容。

如果在收付款时，要与银行直接连通，请参考【B1集成方案—银企直连】的相关内容。

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